프로그램 제작 외주, ‘요구정의서’가 꼭 필요한 이유

요구정의서는 클라이언트가 제작해야 하는 문서로, 포괄적 의미에서 제안요청서(RFP; Request For Proposal)라고도 합니다. 간단히 말해, “우리 회사에서 만들고 싶은 서비스는 이러이러한 것이다.”라는 내용이 담기는 문서입니다.

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쉬워 보이긴 하지만, 막상 문서를 만들려고 하면 막막한 기분이 들 겁니다. 머릿속에 있는 추상적인 내용을 모두 구체적인 말로 풀어 쓰고, 때로는 사진 등을 첨부해야 하니까요. 그럼에도 요구정의서를 ‘잘’ 쓰는 일은 매우 중요합니다. 요구정의서가 꼭 필요한 이유와 잘 작성하는 방법을 안내해 드립니다.

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✍️ 이 글의 순서

• 요구정의서가 왜 중요할까요?
• 요구정의서 체계적으로 작성하기
• 완벽한 요구정의서는 존재하지 않습니다

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요구정의서가 왜 중요할까요

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우선 기초적인 내용부터 정리하고 갑시다. ‘요구정의서가 중요한 까닭은?’ 요구정의서는 내가 만들려는 최종 결과물의 구체적인 개요에 해당하기 때문입니다. 조금 더 풀어 설명해 볼까요?

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1) 현실적인 견적을 낼 수 있습니다.

웹/앱을 개발하는 것은 무에서 유를 창조하는 일에 해당합니다. 이전에 없던 프로젝트나 서비스를 만드는 일이니까요. 그렇다면 이러한 창조에 필요한 ‘비용’은 어떻게 산출할 수 있을까요?

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네, 바로 요구사항 정의서를 통해 가능합니다. 요구정의서가 정확할수록 필요한 인력은 몇 명이고 툴은 무엇인지, 제작 기간은 얼마나 걸릴지, 어떤 업체와 협력해야 하는지 알 수 있습니다. 즉, 현실적인 견적을 낼 수 있는 것.

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2) 적정한 업체를 찾을 수 있습니다.

어떤 업체는 기술은 부족하지만 저렴한 비용으로 빠르게 제작할 수 있습니다. 반면 어떤 업체는 기술이 뛰어나지만 비용이 부담스러울 수 있죠. 둘 중 어떤 회사를 택하는 게 알맞을까요?

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정답은 ‘요구정의서에 따라 달라진다.’입니다. 만약 요구사항에서 기술이 중요한 부분이 있다면 비싸더라도 기술력이 뛰어난 업체를 고르는 게 좋겠죠. 반면 요구사항에서 예산이 더 중요하다면 저렴한 업체를 찾는 게 나을 겁니다.

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또한, 개발사와의 분쟁을 피하는 데에도 도움이 됩니다. 만약 요구사항을 미리 정의하지 않는다면 최종 결과물이 명확하지 않아, 개발사와 분쟁이 생길 수도 있죠. 반대로 요구사항을 미리 정의해 두었다면, 정당하게 수정을 요구할 수 있습니다.

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요구정의서 체계적으로 작성하기

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구분

프로젝트를 관리하려면 카테고리화가 필요합니다. 웹/앱/관리자 페이지/사용자 페이지 등 다양한 개발 환경이 필요한 경우, ‘구분’ 칼럼을 통해 요구사항을 구분해 줍니다.

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요구사항 ID / 기능 ID

‘웹페이지 수정’, ‘앱 버그 수정’, ‘관리자 페이지 오류 수정’ 등 요구사항명을 일일이 지정하다 보면 헷갈리고, 매번 커뮤니케이션하기도 불편하죠. 따라서 요구사항 ID를 통해 전달하는 것이 효율적입니다.

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회사마다, 프로젝트마다 조금씩 다르긴 하지만, 프로젝트가 크다면 약자를 지정하는 것이 좋습니다. 가령 회원 관련 요구사항은 MEM으로, 메인 기능 관련 요구사항은 MAIN으로, 부가기능 관련 요구사항은 ADD로 작성하는 것이죠. 언더바(_)를 붙여 조금 더 세부적으로 정의할 수도 있습니다. 이는 ‘기능 ID’라고 합니다.

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🔖 예를 들면,

MEM01_LOGIN01 (로그인)

MEM02_LOGOUT01 (로그아웃)

MEM03_DROP01 (회원 탈퇴)

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요구사항명

요구사항 ID에 해당하는 요구사항명입니다. 간단하게 적는 걸 추천드려요.

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요구사항

상세 설명 요구사항에 대한 상세한 내용입니다. 자세하면 자세할수록 소통하기 편합니다.

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🔖 예를 들면,

• 채팅 시 메시지, 사진, 동영상 전송 기능 제공. 파일은 전송 불가능.

• 로그인 페이지에서 소셜 로그인이 가능하도록 연동.

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요청 부서 / 요청자

만약 규모가 큰 프로젝트라면 요청 부서와 요청자를 적도록 하는 게 좋습니다. 요구사항에 대해 논의나 피드백이 필요한 경우, 요청 부서 및 요청자가 있으면 편리하거든요.

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비고

참고할 만한 레퍼런스를 전달할 경우 작성합니다. 경우에 따라 외주업체에서 내용을 기재할 수도 있습니다.

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요청 일자

언제 요청을 했는지 기록해 놓는 것도 중요합니다. 훗날 수정하거나 버전업을 할 경우 어떻게 바뀌었는지 확인해야 하기 때문이죠.

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중요도

개발이 급박한 경우, 중요도를 표기하면 큰 도움이 됩니다. 보통 상/중/하로 나누거나, Major/Minor로 나눕니다.

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구분	요구사항 ID	요구사항 명	상세 설명	요청자	비고	요청 일자	중요도
웹	MEM_LOG_01	로그인 기능	카카오톡을 연동해서 따로 회원가입하지 않고도 로그인할 수 있게 함.	김미나	-	24-04-01	상

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완벽한 요구정의서는 존재하지 않습니다

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마지막으로 가장 중요한 주의사항 한 가지. “처음부터 완벽한 요구정의서란 존재하지 않습니다.” 이 점을 기억해 두는 것이 중요합니다. 요구정의서는 일종의 ‘대화 문서’입니다. 말을 주고받으며 생기는 불편함을 줄이기 위해 문서 형태로 정리한 게 요구정의서죠.

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대화하다 보면 중간에 말이 바뀌기도 하고 내용이 달라지기도 하는 것처럼, 요구정의서 역시 중간에 달라질 수 있습니다. 협의된 사항이라 해도 필요하다면 바꿔야 하고, 요청사항을 추가할 수도 있습니다. 그러므로 처음부터 완벽한 요구정의서를 작성한다고 생각하기보다는, 계속해서 수정하겠다는 생각을 하는 게 낫습니다.

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어렵다면, 위시켓이 도울게요.

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만약, 갈피를 잡지 못하겠다면 위시켓 이용을 추천드립니다. 요구정의서를 대신 작성해 주는 건 아닙니다. 하지만, 위에서 설명드렸듯이, 요구정의서 역시 프로젝트의 원활한 진행을 도모하기 위한 목적으로 작성합니다. 그 목적을 달성하기 위해서 다양한 방식으로 돕는 플랫폼이 바로 위시켓이고요. 궁금하다면, 아래 링크를 눌러 어떤 곳인지 확인해 보세요.

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💡 about 위시켓 ​ : 2012년 설립된 위시켓은 지금까지 '세상이 일하는 방식을 더 행복하게' 만들기 위해 IT 아웃소싱 시장에 혁신을 만들어가고 있습니다. 현재까지 97,569개의 기업이 누적 7,519억 원 이상의 프로젝트를 믿고 맡겨주셨습니다.

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